Blog : Financiën

Is gratis werken echt zo slecht?

Is gratis werken echt zo slecht?

Ik heb vier opdrachtgevers waarvoor ik geen geld krijg en soms word ik daar heel raar om aangekeken. Waarom zou je gratis werken? Als je bij de Appie werkt of op een kantoor krijg je toch ook betaald? Ik ben het daar tot op zekere hoogte mee eens, maar ik vind dat gratis werken een slechte reputatie heeft. Tijd om beide kanten eens te belichten.

 

Kan voordelig zijn om je portfolio op te bouwen

Zie gratis werken als een stage, daar kreeg je ook een minimale stagevergoeding en aan het einde een fijne boekenbon. Maar je kreeg wel werkervaring. Als freelancer is het net zo, je krijgt geen geld maar je werkt wel aan je portfolio. Vooral als je nét start kan dit nuttig zijn. Als fotograaf kun je jezelf veel beter verkopen met een mooi portfolio, dus soms is het nodig om van de grond te komen.

 

Wat krijg jij ervoor terug?

Maar gratis werken hoeft niet per se iets te zijn wat je alleen aan het begin van je carrière doet. Daarna kan het ook voordelig zijn. Ik schrijf bijvoorbeeld gastblogs voor Eat Live Travel. Hier krijg ik niet voor betaald, maar het levert mij wel andere dingen op: gratis publiciteit en naamsbekendheid, verbetering van mijn copywritingskills, netwerkkansen, ontmoetingen met bloggers en vloggers, gratis eten en drinken, een kijkje in de keuken bij de online wereld en gewoon een hele leuke tijd. Zo ben ik bij evenementen geweest waar ik anders nooit terecht gekomen zou zijn en heb ik naar plekken gereisd/ bij restaurants gegeten waar ik anders niet aan had gedacht.

Hetzelfde geldt eigenlijk voor YellowTipi, waarbij ik gratis naar festivals mag. Een festival kost al gauw €50,- voor een dagje en Sziget (7 dagen inclusief trein) bijvoorbeeld bijna €600,-. Als pers heb ik een chille persruimte en mag ik soms backstage. Dus, ik krijg inderdaad geen geld – maar wel heel veel andere waardevolle dingen, wat later weer in meer geld kan resulteren.

De andere twee dingetjes zijn meer vrijwilligerswerk. Zo help ik met de communicatie van een organisatie die tegen voedselverspilling strijdt & design ik maandelijks een plaatje voor de vereniging van veganisme. Dit geeft mij meer persoonlijke voldoening en heeft niet per se iets te maken met business of naamsbekendheid. En dat vind ik prima.

 

Wanneer kan je het niet meer gratis doen?

Nu komt het lastige: wanneer besluit je dat je niet meer iets gratis kunt doen? Ik bedoel, natuurlijk geniet ik van zonnige festivals en gratis vegan dinertjes. Maar ik kan daar niet mijn hele carrière op blijven draaien. Je hebt ook betalende klanten nodig, want die betalen je huur en je bedrijfskosten.

Helaas is de grens lastig te bepalen. Mijn stelregel: betaald werk heeft voorrang. Als ik word uitgenodigd voor de opening van een nieuwe vegan winkel, maar ook een deadline heb waarvoor ik nog veel moet doen, cancel ik de persuitnodiging. Soms heel pijnlijk, maar wel nodig.

 

Wat is eigenlijk het probleem met gratis werken?

Ik snap het probleem van gratis werken wel. Iets waar je goed in bent moet je eigenlijk niet gratis doen. Ik las laatst een berichtje van iemand die al vijf maanden lang gratis voor de startup voor een vriend werkte. Het ging over websitebeheer en social media, iets waarvoor je normaliter gewoon iemand in zou huren (betaald!). Dat vind ik schandalig en daar ben ik echt op tegen. Als je echt een onmisbaar onderdeel van een organisatie bent en je gewoon een bepaalde functie vervult, moet je niet gratis gaan werken. Ken je waarde en strijd daarvoor. Scripties van vriendinnetjes gratis nakijken doe ik niet meer, want voor klanten vraag ik er gewoon €100,- of meer voor. Wil iemand dat ik even een logo of visitekaartje maak? Dan maak ik er een barterdeal van.

Dus, de kernvraag: wanneer is gratis werken okee en wanneer niet? Hangt helemaal van jou af. Als jij genoeg tijd hebt om gratis te werken en het levert echt iets op, ga ervoor. Heb je het kei druk en doe je het eigenlijk alleen maar omdat iemand het zo lief vraagt? Stop er dan mee, je verdient beter.

Verdien wat je waard bent! Veelgemaakte fouten bij onderhandelen

Verdien wat je waard bent! Veelgemaakte fouten bij onderhandelen

Over geld praten vinden we maar lastig. Het is een gevoelig onderwerp voor velen en ik steek mijn hand hier ook zeker op. Waarom eigenlijk? Je wilt toch gewoon verdienen wat je waard bent? Ik interviewde Merel van der Wouden van Blackbird Negotiations: mede-surfster, digital nomad, onderneemster maar vooral expert op het gebied van onderhandelen. Als onderhandelcoach weet zij als geen ander wat de meest gemaakte fouten zijn bij onderhandelen.

 

Fout #1: je bent niet goed voorbereid

Zoals bij zoveel dingen is een goed begin het halve werk. Maar echt. Je denkt misschien dat je goed voorbereid bent, maar toch ben je niet helemaal zeker van jezelf tijdens een onderhandelingsgesprek. Als je weet wat je waard bent, is het helemaal niet ongemakkelijk om dit bedrag te vragen. Het zou juist ongemakkelijk zijn om dit niet te vragen! Bedenk van tevoren wat jouw ondergrens is en denk alvast na over een plan B. Wat Merel benadrukt: denk niet in angsten, maar in mogelijkheden. Misschien ben je heel bang dat jouw (toekomstige) klant nee gaat zeggen omdat er niet genoeg budget is. Geloof genoeg in jezelf om diegene te vertellen dat het de investering dubbel en dwars waard is.

 

Fout #2: je kent jouw (markt)waarde niet goed

Weet wat je waard bent, anders kun je er ook niet over onderhandelen. Volgens Merel bestaat dit uit twee onderdelen: wat je marktwaarde is en wat je jezelf waard vindt.

Jouw marktwaarde hangt af van je concurrentie en wat je precies doet. Wat lever je en welke waarde voeg je toe? Doe onderzoek naar wat iemand als jij verdient. Check de gemiddelde uurtarieven via Google of vraag gewoon een offerte aan bij je concurrent. Ikgastarten.nl is een fijne website waar je dit kunt vinden.

Aan de andere kant kun je jezelf waardevoller maken door je bijvoorbeeld te specialiseren in een bepaald gebied, specifieke kennis te hebben, een master of andere opleiding te hebben afgerond of veelvuldig in de pers te zijn genoemd. Denk aan businesscoach Tony Robbins (als je hem nog niet kent, kijk even de docu “I am not your guru” op Netflix. Echt geweldig). Zijn workshops zijn standaard uitverkocht en de prijzen zijn veel hoger dan bij een Europese businesscoach, die je hetzelfde vertelt of leert. Het gaat erom dat Tony Robbins zichzelf waardevoller heeft gemaakt door een sterk imago op te bouwen. Hij is wereldwijd bekend door zijn succesverhalen in de media en mond tot mondreclame. Hij gelooft echt in wat hij doet. Dat wil jij ook.

Jouw waarde bepalen is ook een kwestie van vallen en opstaan. Zit je elke keer vol en heb je veel tevreden klanten? Dan is het tijd om je uurtarief te verhogen. Kijk of mensen nog steeds bereid zijn om dit te betalen. Zo niet, dan is je verhoging te veel en moet je weer omlaag. Maar misschien werkt het ook wel!

 

Fout #3: je doet geen tegenvoorstel

Merel coacht vrouwen en merkt dat het iets typisch vrouwelijks is om geen tegenvoorstel te doen. Vrouwen krijgen een voorstel en zijn hier veel te blij mee. Hoe goed het voorstel ook is, je kunt altijd een tegenvoorstel doen. Niet geschoten is altijd mis. Nee zeggen blijft lastig. Mensen zeggen liever ja en komen dat niet na, dan dat ze nee zeggen. Maar nee zeggen in een onderhandelingsgesprek is het echt waard. Meer weten over nee zeggen? Merel schreef een blog over hoe je nee kunt zeggen zonder een bitch te lijken.

 

Fout #4: je denkt dat nee het einde is

Een nee is niet het einde van het gesprek. Het is juist het begin! Zie het als een afbakening: dit is hoe je klant het niet wil. Wat je kunt zeggen: “duidelijk om te horen dat het op deze manier niet doorgaat, kunnen we dan misschien op deze manier doen? [Stel een andere manier voor]” Wees niet bang voor afkeuring, denk juist in kansen.

 

Zo, dat was een fijne crash course ondernemen! Wil je meer weten over ondernemen? Ik raad je Merel ten zeerste aan. Ze is sympathiek maar toch ook hard, waardoor je écht aan de slag gaat. Je kunt natuurlijk haar blogs lezen en allerlei andere tips over onderhandelen opzoeken, maar zo’n coachingsgesprek is een stok achter de deur. Met de personal touches, voorbeelden en mogelijkheden om vragen te stellen zorgt ze ervoor dat jij een onderhandelingsgesprek niet meer uitstelt en echt aan de slag gaat.

Wat je moet weten over factureren naar het buitenland

Wat je moet weten over factureren naar het buitenland

Dan snap je eindelijk hoe factureren aan Nederlandse klanten werkt, moet je opeens een factuur versturen naar het buitenland. Naar Fuerteventura, wat een Spaanse kolonie is maar niet in Europa ligt dus hoe werkt dat? Naar Curaçao, wat bij het Republiek der Nederlanden hoort dus hoe zit dat dan? Ik snapte het allemaal niet meer, dus schakelde ik hulp in van een expert: Kim de Jong, van House of Tax. Dit is waar je op moet letten.

 

1.   Het BTW-tarief

Heb je te maken met een ondernemer of afnemer? Is je klant gevestigd binnen of buiten Europa? Wie is er verantwoordelijk voor de BTW? Wat biedt je precies aan? Dit moet je allemaal in kaart brengen om erachter te komen hoe je de BTW op je factuur vermeldt. Gelukkig heeft de Belastingdienst een handig vragenlijstje waar je doorheen kunt gaan. Dan krijg je netjes op een rijtje hoe je het allemaal moet regelen.

Check de BTW buitenland tool

 

2.   Zakelijke of particuliere klant

Bij zakelijke Europese ondernemers is het belangrijk dat je het BTW-nummer van de klant op de factuur zet. Doe je dit niet, dan moet jij voor de BTW opdraaien. Dubbelcheck of je het correcte nummer invoert via een ander handig tooltje. Vergeet niet om de opgaaf intracommunautaire prestaties in te vullen. Heeft jouw klant geen BTW-nummer? In Engeland hoef je bijvoorbeeld alleen een BTW- nummer aan te vragen als je boven een bepaald (en vrij hoog) bedrag verdient. Reken dan het Nederlandse tarief aan BTW. Maar het lastige aan BTW: er zijn heel veel uitzonderingen. Als je elektronische diensten verkoopt aan particulieren val je onder de BTW MOSS, waarover later meer. Dan reken je weer het lokale tarief in plaats van het Nederlandse tarief. Check altijd even met een professional hoe dit voor jou zit.

Check de BTW-nummers (VAT numbers)

 

3.   De valuta op je factuur

Als jouw bedrijf geregistreerd staat in Nederland, ben je wettelijk verplicht om je BTW in euros bij te houden. Je hele administratie moet in euros zijn! Je facturen moeten dus in euros zijn. Als je wilt kun je de wisselkoers erbij zetten.

We draaien de rollen even om. Stel jij koopt iets in het buitenland, laten we zeggen een website template op een Amerikaanse website. Voor je boekhouding kijk je dan naar de factuurdatum en reken je daar de wisselkoers over. Dit klopt dus als je op de dag zelf betaalt, maar als er wat tijd tussen zit kan er een betalingsverschil ontstaan. Geen paniek, dit valutaverschil kun je gewoon afschrijven. Het zijn dan extra kosten of baten.

 

4.   BTW MOSS

Web designers, online coaches en e-bookmakers opgelet: in 2015 is de BTW MOSS in het leven geroepen, wat staat voor Mini One Stop Shop. Als jij elektronische producten verkoopt, val je hieronder. Hier valt meer onder dan je denkt. Betalen mensen om toegang te krijgen tot jouw kanaal of een webpagina? Maak je templates voor websites? Dan valt dit er allemaal onder. Voor actuele informatie omtrent BTW MOSS raad ik je aan om Kim’s website in de gaten te houden. Aan het begin van BTW MOSS was er namelijk veel verwarring over wat er wel en niet onder viel, waardoor er veel foute info op internet staat.

Lees de artikel op House of Taks over BTW MOSS

 

5.   Uitzonderingen

Goed, laten we nu eens terugkomen op de intro. Want hoe zit het met Curaçao en Fuerteventura? Ik stond echt met m’n bek vol tanden toen ik die facturen moest sturen. Van Google werd ik niet wijzer. Gelukkig heeft Kim de tip: de website van de belastingdienst. Natuurlijk had ik hier allang gekeken, maar ik vond het een doolhofje. Fijn dat zij de juiste pagina’s heeft gevonden.

Bekijk de lijst met Europese landen

Bekijk de lijst met uitzonderingsgebieden

 

Zo, dat was even een fijn basislesje. Wil je meer weten over boekhouding maar vind je de info die je nu vindt saai, lastig en onpraktisch? Dan verwijs ik je graag door naar Kim. Ze heeft ook vet vaak leuke gratis dingetjes, zoals “Admin on Fleek”. Ga zeven dagen een challenge aan om je administratie op orde te krijgen. Je ontvangt gratis podcasts en artikelen. Ik ga het in elk geval zeker doen en zal er een artikeltje over schrijven, mocht je nog twijfelen.

Kim de Jong is een “profit rebel, mentor, and empire builder”. Haar slogan: “monitising my life while living and loving it.” Helemaal mee eens. Met haar bedrijf House of Tax richt ze zich op echte powervrouwen: inspirerende freelancers en “goal digging women”. Ze praat met hen om ervoor te zorgen dat zij het maximale uit zichzelf en hun bedrijf halen. Definieer doelen en ga ervoor!

www.houseoftax.nl
https://www.facebook.com/bykimdejong
https://www.instagram.com/bykimdejong

Je uurtarief berekenen, hoe doe je dat?

Je uurtarief berekenen, hoe doe je dat?

Als je een te hoog uurtarief hebt, schrik je mensen af. Als je een te laag uurtarief hebt, verdien je minder geld en nemen mensen je misschien niet serieus. Je uurtarief bepalen is dan ook lastig. Ik heb hier twee methodes die je kunt gebruiken: een plaatje opmaken en naar je concurrentie kijken.

Stappenplan om je uurtarief te bepalen

Gelukkig hoef je niet alles op een papiertje te krabbelen of een lastig Excel-documentje aan te maken. Ik gebruikte zelf de tool van BerekenHet.nl. Maar daar begin je eigenlijk bij het einde: je gewenste inkomen. Hoe weet je nu wat je binnen wilt krijgen? Maak daarvoor een lijstje met je kosten. Dit zijn jaarlijkse kosten en maandelijkse kosten. Ik help je op weg.

Je maandelijkse en jaarlijkse privékosten

  • Maandelijkse vaste lasten (privé): huur, gas water licht, telefoonabonnement, tv- en internetaansluiting, verzekeringen, auto/ vervoermiddel, goede doelen
  • Maandelijkse privéuitgaven: boodschappen, beauty, kleding, overige reiskosten
  • Jaarlijkse privékosten: vakanties, spaargeld
  • Overige kosten: budget voor leuke dingen zoals verjaardagen en uit eten (je kunt kijken wat je er de afgelopen maanden aan uit hebt gegeven)

Je maandelijkse en jaarlijkse zakelijke kosten

Deze is wat moeilijker te schatten, vooral als je net bent begonnen. Ik raad je aan om dit ruim te schatten. Je wilt liever meer geld overhouden dan geld te kort komen, toch?

  • Eenmalige kosten: laptop, telefoon, interieur kantoor, bedrijfsinvesteringen zoals machines, kantoorartikelen
  • Maandelijkse vaste kosten: bedrijfshuur, eventueel personeel of freelancers (marketing, schoonmakers, boekhouder), pensioen, verzekeringen
  • Maandelijkse zakelijke kosten: belasting, inventarisatiekosten, verkoopkosten, reparaties, zakelijk vervoer/ reizen
  • Jaarlijkse zakelijke kosten: lidmaatschap (bijvoorbeeld ondernemersgroepen)
  • Eventuele andere zakelijke kosten: hosting, opslag, cursussen, evenementen, kantooronderhoud (printers etc.), vakliteratuur, bedrijfsfeestjes, overige investeringen of een spaarpotje voor je bedrijf

Hoeveel uur werk je per week?

Ik zou een weekend lang dansen als elk uur wat ik werk declarabel was. Dat is namelijk niet zo en dat gaat nooit gebeuren. Dit houdt in dat veel van de tijd die je werkt niet betaald is. Denk aan mailtjes beantwoorden, gesprekken met potentiële klanten, offertes opstellen, boekhouding, je website bijwerken, naar evenementen gaan, jezelf bijscholen, and the list goes on. De tijd die je wél werkt moet dit compenseren. Het is daarom belangrijk om te weten hoeveel declarabele uren je per week maakt. Anders kun je ook je uurtarief niet berekenen. Ben je al begonnen, hou dit dan eens bij van een maand. Het schommelt waarschijnlijk heel erg, maar het gaat om een uitgangspunt. Ik zou zeker 20% van je totale werktijd reserveren voor werken aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf.

Je uurtarief berekenen

We zijn aangekomen bij het moment van de waarheid: je uurtarief berekenen. Als het goed is heb je alle maandelijkse en jaarlijkse privékosten en zakelijke kosten op een rijtje gezet. Nu weet je dus hoeveel je kwijt bent aan jezelf en je bedrijf. Oftewel: hoeveel je terug moet verdienen. Reken dat terug naar je maandelijkse totale kosten. Tel er dan nog extra geld bij op, bijvoorbeeld voor extra leuke dingen, een vakantie, grote investering, onvoorziene kosten (verkeersboetes…) of gewoon om te sparen. Nu weet je hoeveel je per maand moet verdienen, dat voer je in bij de tool van BerekenHet.nl. Vul je declarabele uren in en de rest van het rijtje, zoals de jaarlijkse bedrijfskosten. Nu komt er een uurtariefje uit rollen. Tadaaaaa!

Naar de concurrentie kijken

Het schatten van je kosten is lastig. Als ondernemer is onzekerheid je tweede natuur, met klanten die 30 dagen hebben om te betalen (en dan soms niet eens betalen) en een klantenaantal dat per dag kan verschillen. Het maakt het leuk, uitdagend en het zorgt ervoor dat geen dag hetzelfde is. Echter is het wel vervelend als je dan je uurtarief wilt bepalen, want waar begin je? Ik raad je dan aan om naar de concurrentie te kijken. Kijk gewoon wat zij vragen en ga na of dat voor jou zou werken.

Zelfs al heb je wel je uurtarief bepaald aan de hand van het tooltje, dan is het alsnog handig om te kijken wat de rest doet. Als jij €100,- vraagt en je concurrentie €30,- moet je wel echt héél goed zijn. Misschien ben je dat ook, dan heb ik niks gezegd. Maar over het algemeen is het waardevoller om marktconform te zijn.

Some final words

Wat ik nog graag wil zeggen over je uurtarief is dat het tijdelijk is. Je groeit. Jouw bedrijf groeit, jij ontwikkelt je, je kosten worden hoger. Op een gegeven moment kan jij meer doen in datzelfde uurtje, waardoor je uurtarief omhoog kan. Wees niet bang om het hierover te hebben met je klant.

Oh ja, en je kunt je uurtarief het beste verstoppen in pakketten. Lees hier waarom je je services beter in pakketten in kunt delen.

Dit is wat er op jouw factuur moet staan

Dit is wat er op jouw factuur moet staan

Factureren is onvermijdelijk als ondernemer. Tegenwoordig zijn er heel wat boekhoudprogramma’s die je kunt gebruiken, waarmee je makkelijk facturen kunt maken. Maar net als bij APA-referenties is het handig om te weten hoe het precies werkt, zodat je straks geen boete krijgt. Ik vroeg boekhoudexpert Kim de Jong van House of Tax om alle ins en outs van facturen.

 

Verplichte dingen op je factuur

  1. Jouw bedrijfsnaam + adres
  2. KvK nummer + BTW-nummer
  3. Naam + adres van klant
  4. Factuurdatum
  5. Uniek factuurnummer*
  6. Omschrijving van dienst en product inclusief aantallen of tijdvak. Moet duidelijk omschrijven van wat er is geleverd
  7. Nettoprijs (zonder BTW)
  8. Btw-tarief + bedrag
  9. Bruto prijs (totaal te betalen bedrag)

 

Hoe werkt het met nummering van facturen?

De Belastingdienst is echt streng op een uniek factuurnummer. Zelf begin ik per jaar opnieuw met tellen. Zo heeft de eerste factuur van 2018 het nummer 2018001. En de tweede 2018002. In 2019 begin ik dan weer bij 2019001. Dit is niet per se fout, maar de Belastingdienst heeft liever dat je verdergaat waar je gebleven bent. Dus je allereerste factuur is 0001, je tweede 0002, enzovoorts. Stel dat je laatste factuur in 2018 nummer 0072 had. Dan wil de Belastingdienst dat jouw eerste factuur van 2019 nummer 0073 heeft. Waarom zijn ze hier zo streng op? Gaten in je belasting kunnen duiden op fraude en met jaarlijkse nummering kun je makkelijker nummers overslaan zonder dat het opvalt.

 

Uh oh, een verwijderde factuur…

Ik heb wel eens een factuur uitgestuurd die ik achteraf heb gecanceld. Het ging om een aanbetaling waarvan de potentiële klant uiteindelijk afzag. Maar daarna had ik wel al andere facturen verstuurd aan andere klanten. Zo viel er een gat in mijn factuurnummering. Is dat erg? Volgens Kim is het geen ramp, maar je moet het wel kunnen verklaren. Ik moet dus wel bewijs hebben voor mijn uitleg, in dit geval het mailtje waarin de potentiële klant aangeeft niet verder te willen. Heb je geen verklaring, dan denkt de Belastingdienst dat je fraude hebt gepleegd. Het is dus verplicht om een (gedeeltelijke) credit nota op te maken voor de facturen die je hebt verstuurd. Je kunt deze “indek” oplossing alleen gebruiken als je per ongeluk een factuur hebt gewist.

 

Handige dingen op je factuur (die niet verplicht zijn)

  • Logo
  • Bankgegevens
  • Betalingstermijn

 

Deze dingen hoef je niet te noemen, maar Kim en ik zouden wel aanraden om het op je factuur te zetten. Wat betreft het betalingstermijn, deze is altijd 30 dagen als je er niks over afspreekt. Je kunt dit zelf bepalen, dus je mag er ook 7 of 14 dagen van maken als je wilt. Het maximale betalingstermijn is 60 dagen (maar goed, wil jij 60 dagen wachten op je geld…?)

 

Heb je een factuur nodig voor alle klanten?

Je hebt alleen een factuur nodig voor zakelijke klanten. Voor particuliere klanten is zo’n uitgebreide factuur gewoonweg niet relevant. Ze kunnen de BTW niet aftrekken en gaan het toch niet in een administratie bewaren. Voor deze klanten is een bonnetje voldoende.

 

Wanneer moet je een factuur uitsturen?

Je moet de factuur maximaal 15 dagen na het einde van de maand waarin je het product of dienst hebt geleverd uitsturen. Wat een rotzin, maar het is wel een feit. Voorbeeldje: jij levert je product op 18 november. Dan moet je je factuur maximaal op 15 november sturen. Dit gebeurt in de praktijk lang niet altijd, maar hier is de Belastingdienst ook niet zo streng op.

In principe is factureren dus helemaal niet zo lastig, maar het is belangrijk om de basis te weten. Wist je dat facturering ook per land verschilt? In Hongarije bijvoorbeeld moet je naar de overheid en die geeft je dan een bonnenboekje. Je mag je factuur dus niet zelf opmaken en hebt geen vrijheid in de nummering. Gek, hè? In Nederland mogen we zelf bepalen hoe we onze factuur opmaken, zolang die maar in PDF is.

 

Heb je verder nog vragen over factureren? Neem dan eventjes een kijkje op Kim’s website. Hier vind je van alles over belasting, factureren, administratie en al dat soort dingetjes. En oh ja, als je net zo veel van gratis dingen houdt als ik, check dan even de pagina met freebies en gratis handige artikelen.

Deze dingen over je aangifte inkomstenbelasting wist je nog niet

Deze dingen over je aangifte inkomstenbelasting wist je nog niet

1 mei is het tijd voor het feestje van het jaar: je inkomstenbelasting over 2018 moet ingediend zijn bij de Belastingdienst. Nu kan ik het zoveelste stappenplan hiervoor schrijven, maar dat ga ik lekker niet doen. Die mag je op je gemakje Googlen. Ik vroeg een boekhoud-goeroe om hulp: Kim de Jong van House of Tax. Welke dingen zien mensen (zelfs boekhouders!) vaak over het hoofd bij je aangifte inkomstenbelasting? Wat is er veranderd ten opzichte van 2018? Kim weet het.

First things first: belangrijke termen en verschillen

Nu zijn er eerst een aantal dingetjes die je echt moet weten. Dat maakt het allemaal een stuk duidelijker en overzichtelijker. Misschien weet je dit al, skip dit dan. Hierna geef ik je 4 dingen die je sowieso nog niet wist over je aangifte inkomstenbelasting.

  1. Per kwartaal vul je je BTW-aangifte voor de omzetbelasting in. Dit is dus 4x per jaar en wordt aangegeven met Q1, Q2, Q3 en Q4. Q1 is dus van 1 januari t/m 31 maart en die moet je invullen en betalen vóór 1 mei. Per jaar vul je dan de inkomstenbelasting in, over een volledig kalenderjaar. Ik vind dit verschil zelf heel lastig maar Kim maakte het hier even duidelijk.
  2. Inkomstenbelasting bestaat uit een zakelijk gedeelte en een privégedeelte. Toen ik nog in de horeca werkte, werd mijn inkomstenbelasting gewoon automatisch ingevuld aan de hand van de administratie van mijn baantjes en de Belastingdienst. Ik hoefde er dan alleen nog maar eventjes naar te kijken. Helaas is dat nu dus veel meer moeite, omdat ik nu een freelancer ben. In dit artikel focussen we alleen op de zakelijke kant.
  3. Ben jij een ondernemer of een resultaatgenieter? Dit verschil is belangrijk, want er gelden andere regelingen en regels. Als je wel een ondernemer bent, moet je namelijk een winst- en verliesrekening opstellen. Ben je freelancer, dan volstaat een overzicht van de omzet en kosten. Het hoeft dan veel minder uitgebreid. Check hier of jij ondernemer bent of niet.

1. Je moet rente betalen over je belasting

Ik vond de deadline van de inkomstenbelasting een beetje vreemd. Op tv zeiden ze altijd dat het 1 april was maar nu ging het opeens over 1 mei? En mijn boekhouder zei september? Hoe zit dat nou? In principe is de deadline voor je aangifte inkomstenbelasting 1 mei, maar streef naar 1 april. Dan krijg je namelijk vóór 1 juli bericht van de Belastingdienst. Als je je aangifte later dan 1 april indient (dus ergens in april of voor 1 september als uitstel hebt aangevraagd) kan de Belastingdienst niet met zekerheid zeggen dat je voor 1 juli bericht krijgt. Waarom is dit erg? Als je pas na 1 juli bericht krijgt, moet je rente betalen over het bedrag wat je verschuldigd bent. Dit is niet nieuw, maar het wordt gewoon vaak vergeten. Als je een kleine ondernemer bent, is dit geen ramp voor jou. Maar als je €50.000,- hebt verdiend dit jaar, praten we wel over wat hogere bedragen. Het gaat namelijk om 4% rente, dus dat is zo’n €2.000,-. Zonde! Vraag dus geen uitstel aan en dien je aangifte gewoon voor 1 april in.

Lees meer over belastingrente

2. Studiekosten zijn aftrekbaar

Studiekosten zijn zakelijk aftrekbaar! Hier zitten natuurlijk wel een aantal eisen aan. Je moet aan kunnen tonen dat jouw studie te maken heeft met het werk dat je nu al uitvoert. Bijvoorbeeld: ik studeer Media & Business en ik heb een mediabedrijf. Dan kan ik aantonen dat ik deze opleiding nodig heb om mijn werk goed te blijven doen. Maar stel dat ik nu een kappersopleiding ga doen, omdat ik dat leuk vind of dat ernaast wil gaan doen, dan zijn dat geen bedrijfskosten; het is niet direct verbonden.

De regels zijn soms niet duidelijk. Wat nou als je twijfelt? Kim geeft als tip: Mocht je er niet uitkomen met je boekhouder/ belastingconsulent stuur dan de Belastingdienst een brief. Als je met de Belastingtelefoon belt, krijg je iemand met gelimiteerde kennis aan de telefoon. Daarom raad Kim je aan om te schrijven, je krijgt dan echt met een inspecteur te maken. Je vertelt dan waarom jij vindt dat iets zo is en zij geven je een uitspraak aan de hand van een wetsartikel of rechtszaak.

3. Je betaalt geen rente over je spaargeld

Stel, je hebt spaargeld op je privéspaarrekening. Dan wordt dit gewoon meegenomen in box 3 en wordt het gezien als spaargeld waarover je misschien belasting moet betalen. Wanneer je veel geld op je zakelijke rekening hebt staan, telt dit niet als inkomen of privé spaargeld. Wel belangrijk: je moet kunnen aantonen dat je hier een bestemming voor hebt. Bijvoorbeeld dat je over een maand een grote investering gaat doen of dat je binnenkort veel facturen moet betalen. In elk geval is het dus handiger om je spaargeld op je zakelijke rekening te laten staan, dan om het naar je spaarrekening weg te storten.

4. Er bestaat zoals als meewerkaftrek

Deze tip geldt niet voor iedereen, maar als het wel voor jou geldt, was je er waarschijnlijk niet van op de hoogte. Er bestaat namelijk zoals als meewerkaftrek, een aftrekpost voor wanneer jouw partner ook bij jou in de onderneming werkt. De details:

  • Het moet een fiscale partner zijn dus waarmee je samen een huis hebt, samenwoont of getrouwd bent
  • Diegene moet 525 uur per jaar bij je werken
  • Diegene ontvangt geen vergoeding of in elk geval minder dan €5.000,- per jaar

Hoe hoog de aftrek is en hoe het precies werkt? Lees alles over meewerkaftrek op de website van de Belastingdienst.

Final tips voor je inkomstenbelasting

Er zijn nog een aantal tips die Kim graag met je wil delen:

  • Hou je uren up-to-date als je in aanmerking wilt komen voor de zelfstandigenaftrek en eventueel de startersaftrek. Je moet hiervoor 1.225 uren in het kalenderjaar hebben gewerkt. Dit moet je echt aan kunnen tonen, dus noteer elk uurtje dat je in je bedrijf stopt.
  • Zorg ervoor dat je administratie eerst klopt met je BTW-aangiften. Anders sluiten je BTW-aangiften niet aan op je aangifte inkomstenbelasting. Dan kan je in de knoop komen met je aangifte van volgende jaren of je komt op de radar van de Belastingdienst.
  • De website van de Belastingdienst is heel waardevol, maar er zijn twee dingen die je moet weten. Ten eerste: hou het verschil tussen privé en zakelijk in de gaten, want de regelingen verschillen (bijvoorbeeld over de studiekosten). En weet dat het goed is om de regels te vinden, maar niet de uitzonderingen. Vraag dus altijd even na bij je boekhouder.

Heb je verder nog vragen over de inkomstenbelasting? Neem dan eventjes een kijkje op Kim’s website. Hier vind je van alles over belasting, factureren, administratie en al dat soort dingetjes. Bijvoorbeeld de Tax & Admin workshop, die je online kunt volgen. En oh ja, als je net zo veel van gratis dingen houdt als ik, check dan even de pagina met freebies en gratis handige artikelen.

De voordelen van een zakelijke rekening

De voordelen van een zakelijke rekening

Groeit je bedrijf? Of verwacht je dat je bedrijf hard gaat groeien? Dan is een zakelijke rekening zeker iets om te overwegen. Ik ben na twee jaar overstapt op een zakelijke rekening bij de ASN Bank. En nee, dit is geen advertorial. Ik vind de ASN gewoon een topbank vanwege hun vriendelijke en snelle klantenservice, scherpe prijzen én focus op een betere wereld. Zo investeert ASN jouw geld in projecten die goed zijn voor dier, milieu en mens. Genoeg gepraat – wat zijn nou de voordelen van een zakelijke rekening?

 

1. Je bespaart tijd

De meeste mensen nemen een zakelijke rekening omdat het tijd bespaart. En het bespaart ook echt tijd. In één oogopslag weet jij wat je hebt uitgegeven en wat er binnen is gekomen. Zo kun je sneller communiceren met je boekhouder of je eigen boekhouding bijhouden.

 

2. Je BTW-aangifte gaat bijna automatisch

Dit is echt geen advertorial, ook niet voor Moneybird. Maar ik gebruik sinds kort Moneybird en het bevalt zó goed. Als je al je facturen, bonnetjes et cetera netjes invult, rolt je BTW-aangifte er automatisch uit. Dat kan dus niet als je geen zakelijke rekening hebt, want je moet hem verbinden. Hoeveel tijdswinst wil je hebben?!

 

3. Soms is het verplicht

Het is verplicht om een zakelijke rekening te hebben boven een bepaald bedrag of aantal transacties. Dit is niet echt een voordeel van een zakelijke rekening, maar wel een reden dat mensen een zakelijke rekening openen. En dan ontdek je alle andere voordelen…

 

4. Je kunt privé en zakelijk gescheiden houden, maar toch koppelen

Een zakelijke rekening is bedoeld om privé en zakelijk te scheiden. Dat gebeurt nu ook heel goed. Ik geef mezelf bijvoorbeeld een bepaald budget per maand om uit te geven aan boodschappen en leuke dingen. Ik stortte daarom altijd al mijn geld (betaalde facturen) weg naar mijn spaarrekening, om alleen dat X bedrag over te houden. Maar toen moest ik opeens naar de andere kant van Nederland reizen. En moest mijn MacBook gemaakt worden. En werd de jaarlijkse betaling voor Google Drive afgeschreven. Toen had ik praktisch niks meer over. Niet eerlijk, toch? Met een zakelijke rekening heb ik privé en zakelijk gewoon gescheiden. Toch heb ik ze wel overzichtelijk in mijn ASN app staan, mét spaarrekening.

 

5. Je kunt los een creditcard aanvragen

Bij je zakelijke rekening kun je ook een creditcard aanvragen. Dit kan bij de meeste banken wel. Een creditcard is heel chill voor buitenlandse tripjes of betalingen bij internationale webshops. Eigenlijk gebruikte ik mijn creditcard sowieso bijna allemaal maar zakelijk. Betalingen voor bijvoorbeeld iCloud gaan namelijk via de creditcard.

Heb jij al een zakelijke rekening of denk je van, “nah, geldverspilling, kapitalisme?” Let me know!

Vijf tips om je inkomen te verdubbelen als freelancer

Vijf tips om je inkomen te verdubbelen als freelancer

Raise your handals je meer geld wilt om te gaan shoppen, op vakantie te gaan of te investeren in je bedrijf (heel verstandig). We willen allemaal wel meer verdienen als een freelancer, maar dat is zo simpel nog niet. De concurrentie is moordend en je hebt nog zo veel meer ballen in de lucht te houden. Hier zijn vijf tips om je inkomen flink te laten stijgen als freelancer.

 

1. Verhoog je uurloon (duh)

Deze zag je vast wel aankomen. Als je je uurloon verhoogt, kun je meer verdienen. Denk eens goed na: hoe lang werk je al voor klant X voor een Y bedrag? Heb je jezelf in die tijd ontwikkeld? Ben je sneller geworden in wat je doet? En beter? Tenzij je je uurloon vorige week omhoog hebt gegooid, is het antwoord op alle vragen JA. Dus mag je ook wel meer vragen. Je doet immers meer of beter werk in minder tijd.

 

2. Stel pakketten samen

Mijn services in pakketten indelen is het beste wat ik ooit heb gedaan (op het behalen van m’n bachelorsdiploma en dat soort dingen na). Ik schreef al eerder een artikel over pakketten: waarom je je services beter in pakketten in kan delen. Het motiveert je bijvoorbeeld om harder te werken en het geeft je de mogelijkheid om je uurprijs te verbergen.

 

3. Verkoop je waarde, niet je product of service

Mijn klant en ik zijn op zoek naar een branding bureau voor ons nieuwe product. We stuitten op een heel professioneel bedrijf, maar ze vroegen €1.000,- voor het logo. Wij schrokken een beetje; een logo kost bij mij zo’n €150,-. De reden: het gaat niet om die paar uurtjes werk die je erin hebt gestoken, maar om de jaren werkervaring en alles wat je hebt gedaan om zo goed te worden als je nu bent. Het gaat er ook om wat je klant kan met jouw product of dienst. Dat logo is zó belangrijk en misschien is jouw trainingstraject wel life changing voor iemand. Daar mag je best wat voor rekenen.

 

4. Besteed uit en laat aan je uitbesteden

Ik hoor je al denken: hoe kan je nu meer verdienen door uit te besteden? Het gaat allemaal om efficiëntie en groei. Doe waar jij het beste in bent en doe dat zo veel mogelijk. Dan kan je groeien. Kan je dat niet doen omdat je je boekhouding moet doen of uren zit te stoeien met Photoshop om je website-afbeeldingen te bewerken? Dan is het dus tijd om uit te besteden. Jouw boekhouder of webdesigner kan dit allemaal veel beter. Probeer deals te sluiten met deze mensen: als zij iemand tegenkomen die jou en je product of dienst nodig heeft, zorg er dan voor dat jouw boekhouder of webdesigner of wat dan ook diegene naar jou doorverwijst. Besteden en laten uitbesteden.

 

5. Wees niet bang om te investeren

Ja, €795,- voor een website doet pijn in je portemonnee. €100,- voor je maandelijkse belastingaangifte ook en €1.000,- voor dat logo ook. Net als €1.500,- voor een MacBook of €400,- voor een conferentie. Het doet pijn, want het is veel geld. Maar soms zijn investeringen echt noodzakelijk om te groeien, zowel professioneel als financieel. Gebruik je gezonde verstand en vraag hulp aan mensen die verstand van de zaken hebben. Misschien is het wel de allerbeste investering die je ooit hebt gedaan. Mijn MacBook is dat in elk geval wel. Mijn oude MacBook was zó traag. De tijd en stress die ik nu bespaar zijn de investering zeker waard.

Waarom je je services beter in pakketten kunt indelen

Waarom je je services beter in pakketten kunt indelen

Kies jij voor uurtje factuurtje? Met jou heel veel ondernemers. Soms werkt het ook wel fijn. Je weet als klant waar je voor betaalt en het is makkelijk om geld te besparen. Voor jou is het handig omdat je zeker weet dat je krijgt betaalt als je meer tijd in iets stopt. Aan de andere kant kun je je services veel beter in pakketten indelen. Ik zal je uitleggen waarom.

 

  1. Je kunt je uurtarief verbergen

Mensen schrikken vaak van een uurtarief, omdat ze het vergelijken met een salaris. Natuurlijk is je uurtarief hoger dan een salaris in loondienst. Maar jij moet je laptop en je kantoor zelf betalen, om maar niet te beginnen over printers, visitekaartjes, verzekeringen en je boekhouder. Zo veel dingen om te betalen! Het gaat je veel tijd kosten als je dit elke keer opnieuw uit moet leggen. Met pakketten kun je je uurtarief verbergen. Je rekent van tevoren uit hoeveel tijd je kwijt gaat zijn aan de taken in het pakket en vermenigvuldigt dat met je uurtarief. Rond het af op een mooi getal en het schrikt veel minder af dan uurtje factuurtje.

 

  1. Het motiveert je om harder te werken

Als je bij uurtje factuurtje traag werkt, maakt dat niet uit. Je krijgt er toch voor betaald. Buiten het feit dat ik hoop dat je niet zo’n instelling hebt, vertel ik vol enthousiasme dat je dit met pakketten niet hebt. Klanten betalen je een vast bedrag. Als jij sloom bent, verdoe je dus gewoon je tijd, want je krijgt geen extra geld. Motivatie!

 

  1. Herhaling = makkelijker = tijdbesparend

Je hebt vaste taken in je pakket. Uiteraard is elke klant anders maar je doet wel ongeveer hetzelfde elke keer. Hierdoor word je er beter in, want je hersenen hoeven niet continu te wennen aan nieuwe taken en systemen. Het wordt dan makkelijker voor je, waardoor je tijd bespaart. En ik zei net al, hoe sneller je werkt, hoe meer je gemiddeld per uur krijgt.

 

  1. Je kunt pakketten combineren

Deel je pakketten strategisch in, op een manier dat ze op elkaar aansluiten. Zo heb ik bijvoorbeeld een apart pakket voor Design en voor Copywriting. Mensen krijgen korting op het ene pakket als ze het andere pakket hebben gekocht. Crossselling.

 

  1. Je bent geen tijd kwijt aan administratie

Toen ik nog uurtje factuurtje werkte, hield ik elke minuut bij in een spreadsheet. Per taak schreef ik dan op wat ik deed (soms met commentaar er nog bij), wanneer en hoeveel tijd het mij kostte (in minuten). Excel berekende dit via formules dan door naar de totaalprijs. Je begrijpt dat dit best wel veel tijd kan kosten. Ten eerste moet je eraan denken om te checken wanneer je begint en die tijd onthouden of opschrijven. Dan moet je ook nog eens elke keer in die spreadsheet gaan werken en exact omschrijven wat je hebt gedaan. Vet gedoe, echt, geloof mij. Nu hoeft dat niet meer = meer tijd voor je werk = wéér gemiddeld meer geld per uur.

 

  1. Klanten weten waar ze aan toe zijn

Klanten weten van tevoren precies wat ze krijgen en voor welke prijs. Doordat je elke keer ongeveer hetzelfde doet, kun je ook inschattingen maken van het proces. Bijvoorbeeld hoe lang stappen duren, wat een handige volgorde is, wat de rol van de klant is en wat het uiteindelijke resultaat is. Duidelijkheid voor beide partijen, is dat niet fijn?

De beste manier om geld te sparen

De beste manier om geld te sparen

Geld sparen… je weet vast wel dat het belangrijk is. En je wilt het waarschijnlijk ook wel. Maar hoe? Er zijn zo veel leuke dingen te doen en er zijn ook zo veel goede investeringen die je kunt maken. Toch is het belangrijk om te sparen, zodat je grotere investeringen kunt maken. Dit is hoe jij geld kunt sparen en uiteindelijk “hogere” doelen kunt behalen.

 

Stel doelen

Het is makkelijker om geld te sparen als je weet waar je het voor doet. Stel daarom doelen voor je gespaarde geld. Wil je bijvoorbeeld een nieuwe laptop, eigenlijk al een jaar, maar heb je elke keer niet genoeg geld? Reken uit hoe duur je laptop is en hoe lang je per maand moet sparen. Maar ook kleine doelen helpen. Wil je elke week een koffietje drinken (eventueel werkend) in een nieuwe bar? Dat is ongeveer €15,- per maand plus nog een tientje voor een lunch bij het leukste café die maand. Schrijf je doelen ergens op waar je ze goed kunt zien, zodat je weet waar je het voor doet.

 

Spaar een vast bedrag per maand

Als freelancer is het lastig om te zeggen wat je maandelijkse inkomen is. Toch is het belangrijk om elke maand geld opzij te zetten, zodat je zeker weten iets spaart. Plan een automatische overschrijving naar je spaarrekening in. Zorg ervoor dat je vlak bij die dag een factuurmoment hebt, zodat je elke maand het geld binnen hebt voordat het wordt afgeschreven.

 

Maak een budgettering

Ik lééf op mijn budgettering. Ik heb een maandelijkse budgettering en een jaarlijkse. Op de jaarlijkse budgettering staan mijn vakanties en andere grote uitgaven zoals mijn MacBook of een nieuwe telefoon. Stel voor jezelf een budget op voor leuke dingen en boodschappen. Ik heb voor dat samen €400,- per maand. Hou wel rekening met hoge kosten die je van tevoren al kunt verwachten. Toen ik ging verhuizen, wist ik bijvoorbeeld dat ik die €400,- ging overschrijden. Nieuw bed, koelkast, voorraadkastjes, abonnementen, enzovoorts. Het moet wel realistisch blijven, het is dan gewoon echt niet mogelijk om binnen het gestelde budget te blijven, maar ik maakte wel investeringen waar ik voor zeker een paar maanden plezier van zou hebben. Zet hier ook je vaste lasten op, zoals huur, telefoonabonnement, goede doelen (goed voor je karma!) en zorgverzekering. Ik update mijn budgettering elke maand.

 

Ga voor tweedehands spullen

Om even terug te komen op mijn nieuwe bed en koelkast; mijn Auping-bed inclusief matrassen en kastjes kostte €25,- en mijn gebruikte koelkastje €15,-. Echt super cheap! Er kwamen wel kosten bij voor het huren van het busje en de reiskosten van mijn vader (want ik durfde niet zelf te rijden) plus een diner op mijn kosten omdat hij me hielp. Maar €40,- voor een bed en een koelkast is echt heel weinig geld. Tweedehands shoppen is echt top. Mijn eerste MacBook was ook tweedehands, hij kostte €600,- en ik heb er drie jaar lang van genoten. Mijn iPhone 6s kostte €325,- en gaat nu al een jaar mee. Ook ben ik onwijs fan van tweedehands kleding shoppen. Mijn Vince Camucci badpak ter waarde van €190,- scoorde ik voor een tientje. Tweedehands shoppen bespaart jou dus heel veel geld, maar je maakt er ook een ander blij mee, omdat die er vanaf is. En het is veel beter voor het milieu. Ten slotte kom je unieke items tegen. Wat zijn eigenlijk de nadelen?!

 

Sluit barterdeals

Bij een barterdeal ruil je diensten. Ik heb bijvoorbeeld barterdeals gedaan met een SEO-expert. Ik maakte banners voor hem en hij analyseerde mijn website. Een vriend van mij is fotograaf, hij maakt foto’s van modellen als hij ze voor zijn website mag gebruiken en de modellen gebruiken de foto’s voor hun portfolio. Er komt geen geld aan te pas, waardoor er ook geen belasting of tijd voor facturering en boekhouding aan te pas komt. Bedenk van tevoren wel goed wat jij aanbiedt en wat je terugkrijgt, dit moet wel in balans zijn. Reken uit hoeveel tijd je er aan kwijt bent en tegen welk uurtarief je dat normaal gesproken doet. Dan kunnen barterdeals heel erg waardevol zijn.