Make Marketing Magic

Make Marketing Magic

Wat is Make Marketing Magic?

Make Marketing Magic is een full-service marketingbureau in Amsterdam. De marketingmanagers werken op kantoor, maar de copywriters en designers zijn freelance.

Wat doe ik voor Make Marketing Magic?

  • (IT-)klanten interviewen en 2x per maand een blogartikel van 400 woorden schrijven. Hierbij ook afbeeldingen vinden en tekstjes schrijven voor Facebook, Instagram en de nieuwsbrief
  • Documenten vormgeven
  • Teksten naar het Engels vertalen

Blog van Quatroo

Blog van Next To Food

Blog van GORTcoaching

Blog van UNIGLOBE

Artikelen voor 5 klanten

Quatroo

Waarom elke ondernemer active listening toe zou moeten passen

Eerste blogartikel voor virtual assistant Mylène van Quatroo

Als ondernemer wil je groeien, toch? Elke maand geven wij je ondernemerstips. Top tips van andere ondernemers, dingen waar we zelf tegenaan liepen of dingen waarvan we merken dat onze klanten er tegenaan liepen. Deze maand: active listening.

Vind jij het fijn om begrepen en gehoord te worden als je iets vertelt? Anderen ook. Active listening (actief luisteren) is een techniek waarmee jij een geïnteresseerde indruk wilt maken. Zo zorg je ervoor dat de ander zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt. Hiermee krijg je uiteindelijk meer voor elkaar en kom je echt tot oplossingen. Voor jezelf is het fijn dat de ander dan ook naar jou luistert en jou vertrouwt. Als we je warm hebben gemaakt voor deze techniek, lees dan zeker verder, want we lichten nu zeven manieren toe om active listening toe te passen.

1. Maak begrijpende geluidjes

Okee, hier moet je aan het begin misschien even aan wennen als je een stille luisteraar bent. Het zal dan wat onnatuurlijk voelen. Maak begrijpende geluidjes om je gesprekspartner de indruk te geven dat je luistert. Je kunt hummen (“hmm hmm”) of instemmende woorden zeggen zoals “ja”, “mee eens”, “snap ik”, et cetera. Doe dit niet de hele tijd, zorg ervoor dat je het verhaal niet onderbreekt. Lastig om er een balans in te vinden, maar wel heel belangrijk.

2. Papegaai

Papegaaien betekent dat je een deel van de zin herhaalt. Bijvoorbeeld: Johan: “Ik denk dat we het rapport van maart nog eens moeten herzien.” Jij: “Rapport van maart herzien, ja.” Hier knik je dan instemmend bij. Je geeft diegene dan echt de indruk dat hij of zij iets geniaals zegt. Het werkt ook een beetje psychologisch; diegene voelt zich hierdoor echt gehoord en begrepen. Hier geldt ook weer: don’t overdo it. Onderbreek het verhaal niet.

3. Denk goed na voordat je iets zegt

Dacht je dat active listening alleen over luisteren ging? Dat suggereert de naam wel, maar het gaat verder. Als je hebt geluisterd, is het tijd om te reageren. Denk goed na over hoe je reageert. Uit je antwoord moet blijken dat je aandachtig hebt geluisterd en hebt begrepen wat er werd gezegd. Maak je respons dus begripvol, respectvol, zinvol en compleet.

 4. Zorg ervoor dat je op één lijn zit

Doorbordurend op het vorige punt: zorg ervoor dat jullie on the same page zijn. Herhaal of parafraseer de woorden van de ander. Zo weet je zeker dat jullie het over hetzelfde hebben en trek je geen verkeerde conclusies.

5. Smile!

Wij vinden lachen zo belangrijk. Niet alleen voor het verbranden van de calorietjes, maar ook voor de positieve indruk die je hiermee achterlaat. Wij lachen ook aan de telefoon, omdat dit degene aan de andere kant van de lijn een blij gevoel geeft. Tijdens een meeting is een bulderende lach niet altijd op zijn plaats, maar een vriendelijke glimlach is zeker belangrijk. Het komt de sfeer echt ten goede.

6. Neem een open houding aan

Bij een lange meeting is het heel verleidelijk om eens lekker relaxt achterover te leunen. Of met hand onder je hoofd te zitten. Allebei echt niet okee. Dit geeft de indruk dat het je allemaal niet zo veel boeit. Dan kun je elk woord onthouden en nog zo enthousiast hummen, met een gesloten of ongeïnteresseerde houding maak je de verkeerde indruk. Zit rechtop, richting degene die spreekt en sla je armen niet over elkaar. Is het een stand-up? Een trucje is om de houding van degene die praat te kopiëren. Werkt psychologisch en werkt altijd.

7. Maak net genoeg oogcontact

Probeer een goede balans te vinden met oogcontact. Het is nogal creepy als je iemand continu recht in de ogen staart. Kijk elke 15 seconden eens weg. Naar de tafel, je aantekeningen, iemand anders. Draai je hoofd niet helemaal weg en kijk niet naar buiten. Dat is dan weer te nonchalant. Lastig inderdaad, maar onthoud: oefening baart kunst!

 Wij zijn zelf onwijs fan van active listening en proberen er continu aan te werken. Want persoonlijke aandacht en blije klanten is wat ons drijft.

Heb jij nog tips voor active listening? Laat het dan vooral weten, we leren graag van je!

Next to food

Koppelingen van systemen: wat zijn het en wat kun je ermee?

Blogartikel voor IT-bedrijf (gericht op de horecabranche) Next To Food

Wist je dat je veel diensten en externe pakketten aan ntf kunt koppelen? Misschien klinkt dit heel technisch en gecompliceerd. Gelukkig valt het mee. Deze koppelingen of integraties kunnen je veel voordelen opleveren. We leggen je deze voordelen graag uit en geven dan acht voorbeelden.

Voordelen van koppelingen

Koppelingen zijn in de eerste instantie efficiënt. Hoe fijn is het als jij je eigen kasadministratie niet meer bij hoeft te werken? Door koppelingen gebeurt dit automatisch, waardoor jij uren werk bespaart. Maar koppelingen kunnen op die manier ook kostenbesparend zijn. Jouw accountant hoeft je kasboek niet meer handmatig in te voeren; je externe boekhoudprogramma leest dit automatisch in. Scheelt dus werk voor iedereen!

Ook zijn koppelingen veilig en foutloos. Mensen maken fouten en dat is niet erg, maar het is handiger als we bepaalde processen kunnen automatiseren. Je resultaten zijn hierdoor vrij van fouten en betrouwbaarder.

8 verschillende koppelingen

Welke koppelingen zijn er allemaal?

  1. Verzenden van kasboek naar het administratiepakket: zoals uitgelegd in het vorige stukje hoef je je kasboek niet meer handmatig in te voeren.
  2. Verzenden van geklokte uren & behaalde omzet voor de personeelsplanning en loonadministratie: geen gecompliceerde Excel-sheets of kwijtgeraakte blaadjes meer!
  3. Koppeling betaalautomaat: bij een geslaagde transactie van het pinapparaat wordt je kassa automatisch bijgewerkt. Je hoeft het bedrag dus niet meer handmatig in te voeren.
  4. Koppeling met Cikam kassa-lade: Cikam is een automatische kassa-lade die weet hoeveel geld er ontvangen moet worden en ook hoeveel je dan terug moet geven. De lade is dus automatisch met de kassa gekoppeld.
  5. Koppeling met tapautomatisering: je kunt tapautomatisering gebruiken bij bier, koffie of non drips. De automaat weet dan precies wanneer en hoeveel jij tapt en kan dit in verband brengen met wat je aanslaat op de kassa.
  6. Koppeling met oproepsystemen: coasters (van die kleine apparaatjes die bliepen wanneer je je eten op kunt halen in een restaurant) worden steeds populairder. Je keukenpersoneel kan op het scherm in de keuken aangeven wanneer een bestelling gereed is.
  7. Koppeling met Thuisbezorgd: orders van Thuisbezorgd worden automatisch ingelezen.
  8. Koppeling met grossier voor het automatisch bijwerken van je inkoopprijzen: je marge berekenen kan nog eens lastig zijn, omdat jouw producten eigenlijk uit meerdere producten bestaan. Deze koppeling kijkt naar de inkoopprijzen en de marge, waardoor jouw verkoopprijzen up-to-date zijn.
Is een koppeling iets voor jou?

Zo, dat was niet zo technisch, toch? We hopen dat het iets duidelijker is wat koppelingen zijn en wat jij ermee kunt. Maar dit was alleen de informatie in de notendop. Op onze koppelingen-pagina vind je nog veel meer informatie over koppelingen. Mocht er nog iets onduidelijk zijn, dan kun je ons altijd vrijblijvend een berichtje sturen en dan helpen wij je graag verder!

GORTcoaching

Wat zijn de zeven eigenschappen van effectief leiderschap?

Blogartikel voor coachingsbedrijf GORTcoaching (gericht op de coaches)

Waarom ervaar je de een als een goede leider en de ander niet? Professor organisatiegedrag en businessmanagement Stephen Covey schreef er een boek over. Hij ontdekte dat er eigenlijk zeven eigenschappen zijn van effectieve leiders. Dus wil jij dat mensen jou vertrouwen en fijn met je samenwerken, lees dan zeker verder.

1. Wees proactief

Proactiviteit wordt gevormd door het idee dat je verantwoordelijk bent voor je eigen leven. Covey beweert dat jouw gedrag afhangt van je beslissingen en niet van de omstandigheden. Proactiviteit bestaat uit twee onderdelen: initiatief nemen en je richten op de zaken waarop je invloed uit kunt oefenen. Met initiatief nemen bedoelen we: wacht niet tot iemand je bij de hand neemt, maar onderneem zelf actie. De kern van dit hoofdstuk: proactiviteit gaat om beloftes waarmaken.

2. Begin met het einde voor ogen

Maak een plan en voer dat uit. Maar zorg er vooral voor dat jouw plan visie en richting geeft; de uitvoering komt daarna. Covey wijst vooral op het maken van een missie, een soort eigen grondwet. De kern bestaat uit zekerheid, sturing, wijsheid en kracht. Je kunt verschillende missie-statements maken voor de verschillende rollen in je leven.

3. First things first

Goed, je hebt dus een plan opgesteld. Die ga je nu uitvoeren. Een belangrijk begrip hier is “persoonlijke integriteit”: daad bij het woord voegen en verplichtingen naar jezelf toe nakomen. Ook tijdmanagement is belangrijk, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen urgentie en belangrijkheid. Volgens Covey is het een grote valkuil om te focussen op taken die belangrijk maar niet urgent zijn. Maar hoe pak je dit aan? Met een weekplanning! Schrijf al je rollen op en kies 2 of 3 belangrijke weekdoelen. Zorg ervoor dat enkele doelen te maken hebben met je missie. Check of alle afspraken voor die week nog relevant zijn. Plan tijd in en begin elke ochtend met het maken van een planning voor de dag, waarbij je rekening houdt met spontane taken en spoedgevallen.

4. Denk win-win

Bij win-win streef je naar een voordeel voor beide partijen, waar samenwerking centraal staat (dus geen rivaliteit). Je hebt hier vijf dingen voor nodig:

  1. Karakter: kom voor je eigen overtuigingen op, maar ga niet voorbij aan die van anderen. Stel je volwassen en integer op.
    Een overvloedmentaliteit: er is genoeg voor iedereen, dus als jij als tweede of laatste komt, kom je niks tekort.
  2. Vertrouwen: investeer genoeg in relaties met anderen.
  3. Structuur: de omgeving moet de win-win situatie stimuleren.
  4. Een goed proces: dit is eigenlijk veel te gecompliceerd om in één zinnetje samen te vatten maar het komt erop neer dat je aan anderen en hun belangen denkt en altijd scherp blijft.
5. Eerst begrijpen, dan begrepen worden

Luister jij eigenlijk ook om antwoord te kunnen geven? Covey vindt dat we dat moeten veranderen: luister om de ander te begrijpen, dan krijg je waardevolle informatie. Toon begrip voor de visies en ideeën van de ander, dan vergroot je de geloofwaardigheid van je eigen ideeën.

6. Synergie: 1+1=3

Synergie betekent dat je iets voor elkaar krijgt wat zonder anderen of andere onderdelen niet had gekund; de meerwaarde van het geheel ten opzichte van de delen. Dit uit zich in communicatie op een paar manieren: stel je open voor nieuwe mogelijkheden, ga ervan uit dat alle partijen meer inzicht kunnen verkrijgen dan de partijen los en dat ze van elkaar kunnen leren. Belangrijk hierbij is dat partijen elkaar vertrouwen en dat er een goede sfeer heerst.

7. Houd de zaag scherp

Jij bent de zaag en jij moet scherp gehouden worden. Hoe? Covey noemt vier vlakken:

  1. Lichamelijk: eet gezond, neem genoeg rust en zorg voor voldoende beweging (weten we allemaal, maar dat is nog zo makkelijk niet!).
  2. Spiritueel: wees trouw aan jezelf.
  3. Geestelijk: zorg er alsjeblieft voor dat je niet wegkwijnt achter je computer en blijf doorleren.
  4. Sociaal-emotioneel: dit heeft de maken met je emoties, relaties en je sociale leven. De vier vlakken staan sterker in verband dan je zou denken, waardoor evenwicht erg belangrijk is. Werk je aan één vlak, dan beïnvloedt dit de andere vlakken en kom je in een opwaartse spiraal terecht.
Uniglobe blog

Wat doet een zakelijk reisbureau nu eigenlijk?

Blogartikel voor zakelijk reisbureau UNIGLOBE (Two Travel)

Een zakelijk reisbureau zoals UNIGLOBE Travel is niet hetzelfde als een vakantiereisbureau, hoewel het misschien wel zo lijkt. Maar wat doet een zakelijk reisbureau dan wel en wat zijn de voordelen ten opzichte van een vakantiereisbureau of het zelf regelen van je zakelijke reis? Dat zetten we hier op een rijtje.

Aangepast op de wensen vanuit de reiziger en het beleid van het bedrijf

Als je een zonvakantie naar Thailand boekt, geef je aan een vakantiereisbureau door wat je wilt, wanneer, met wie en wat je budget is. Maar wij houden rekening met veel meer. Zo komt er bij zakelijke reizen een reisbeleid kijken. Als bedrijf leg je hierin vast wat de reizigers wel en niet mogen boeken. Bijvoorbeeld: als de vlucht langer dan 8 uur duurt, mag de reiziger business class vliegen. Of: een gewone werknemer mag een auto in de categorie B huren en een werknemer met een managers- of directiefunctie heeft recht op een auto in de D-categorie. Maar in het reisbeleid kunnen ook voorschriften op het gebied van een hotel of bestemmingen worden opgenomen. Wij zorgen ervoor dat de gehele reis conform het reisbeleid is.

En de reiziger dan? Daar houden we natuurlijk ook rekening mee. Dieetwensen zoals een glutenvrij veganistisch dieet zijn geen probleem. Dit nemen we op in het reizigersprofiel. Wil de reiziger bij het raam en niet te dicht bij het toilet zitten? Genoteerd!

Totaaloplossing: van vóór het begin tot ná het einde betrokken

Wij bieden een totaaloplossing. Wij zijn al betrokken bij een bedrijf en de reiziger nog voordat de reis is aangevraagd. Het begint allemaal bij het afbakenen van de reis. Wat is het reisbeleid? Wie is er verantwoordelijk voor het boeken en voor de kosten? Na aandachtig te hebben geluisterd naar deze eisen en details geven we meerdere opties inclusief ticketvoorwaarden. Je kunt dan beslissen welke reis je het meeste aanspreekt. Doordat we een geaccrediteerd reisbureau zijn, mogen we zelf tickets printen. Een vakantiereisbureau heeft hier nog een tussenpersoon voor. Wij kunnen na jouw goedkeuring dus meteen je ticket printen en doorsturen.

Daar houdt het niet op. Wat nou als er wijzigingen komen in de reis? Wat te doen als er vertraging is of als de reiziger een overstap heeft? Wij zijn op alles voorbereid en kunnen snel handelen. Mochten er problemen zijn buiten de kantoortijden, dan hebben wij een 24-uurs dienst. Werk je bijvoorbeeld in de offshore en marinebranche, dan heb je vaak te maken met verschoven afspraken of onberekenbare projecttijden.

Als je aankomt op je bestemming of weer thuis, kunnen we ook een transfer naar een hotel of je huis regelen. Stoppen we daar? Nee…

Mogelijkheid tot rapportages achteraf

Meten is weten. Van tevoren kun je aangeven of je wilt dat we rapportages gaan maken. Elk jaar of half jaar zitten we met jou samen om de cijfers te bespreken. Stel bijvoorbeeld dat je allemaal “vaste” vluchten hebt geboekt, maar dat er blijkt dat veel vluchten uiteindelijk gewijzigd zijn. Dan heb je hier veel kosten aan gehad, want je moest elke keer wijzigingskosten betalen. Zo weet je dat je dit beter anders aan kunt vragen, om geld te besparen.

Maar het gaat verder. Stel dat je een project op de planning hebt, waarbij je regelmatig naar een bepaalde bestemming moet vliegen. Dan kunnen wij in gesprek gaan met de luchtvaartmaatschappij om een routedeal te maken. Je vliegt immers vaak op een bepaald traject. Als je midden in zo’n project zit, kan een rapportage inzicht geven in dit soort zaken waardoor je je beleid aan kunt passen.

Wij kunnen je ook betere tickets aanbieden op basis van dit soort rapportages. Als we zien dat jij vaak voor het goedkoopste ticket gaat, kunnen we meer soortgelijke tickets zoeken. Zo is het aanbod relevanter. Jij kunt je beleid hier ook weer op aanpassen, bijvoorbeeld: neem altijd het goedkoopste ticket, behalve als… [lijstje met uitzonderingsgevallen].

Voordelen van een zakelijk reisbureau

Een zakelijk reisbureau doet dus veel meer dan een vakantiereisbureau, omdat de insteek heel anders is. Wij streven naar een comfortabele reis van A tot Z voor de beste prijs en het hele pakket moet aansluiten op je reisbeleid en bij je bedrijf passen. We reageren snel en denken graag mee. We willen er voor iedereen het beste uit halen.

Veiligheid staat bij ons hoog in het vaandel. Als je zelf je reisje naar Thailand boekt via KLM, moet je allerlei gegevens invullen. Je adres, paspoortnummer, creditcardgegevens en allerlei contactgegevens worden dan ergens op een server opgeslagen. Niet zo’n fijn idee gezien het aantal datalekken! Wij doen dit anders. Buiten het feit dat wij veel tijd en geld investeren in een veilige omgeving, werken wij met virtuele kaarten. Betaaloplossingen zoals AirPlus of American Business Travel account zijn virtueel, dus er is geen creditcard nodig. Jouw creditcardgegevens zijn bij ons bekend en daarop boeken we de vlucht. Jij maakt een afspraak met AirPlus over de betalingen en de verwerkingen. De reiziger heeft deze kaart niet op zak. Dit is dus veel veiliger en er komen geen persoonsgegevens aan te pas.

Lime networks blog

In de cloud werken, hoe begin je daar nu aan?

Blogartikel voor IT-bedrijf Lime Networks

Werken in de cloud is veel makkelijker, veiliger en goedkoper dan een server. In de vorige blogpost legden we uit wat clouddiensten zijn. We snappen als je nog wat vragen hebt. Hoe werkt het dan als je geen (goede) internetverbinding hebt? Is het wel veilig? Maar werken in de cloud biedt hartstikke veel voordelen! In de notendop maken clouddiensten het mogelijk om software en bestanden online op te slaan, in plaats van op je lokale server. De volgende stap is werken in de cloud! Een makkelijke en toegankelijke manier om hiermee te beginnen is Microsoft Teams.

Waarom zou je in de cloud gaan werken?

Een server is minder handig, efficiënt en veilig dan werken in de cloud. Een server heeft bijvoorbeeld regelmatig preventief onderhoud nodig en moet altijd voorzien worden van de laatste update. En wat denk je van back-ups? Je hebt dus ook een back-up dienst nodig. Hier komt weer garantie bij kijken, want stel dat er iets misgaat… Dan ben je ook nog eens heel wat tijd kwijt en kan je wel een dagje lang zonder je bestanden en software? Heb je wel een goed onderhoudscontract? Hardware, software, installeren, onderhouden… daar komen overal kosten bij kijken en dat kan beter! Een cloudoplossing kan al deze zorgen wegnemen, zodat je ongestoord je ding kunt doen.

De functionaliteiten van Microsoft Teams

Microsoft Teams is onderdeel van Office 365, Microsoft’s oplossing waarmee je perfect in de cloud kunt werken’. Wat kun je hier nu precies mee? De mogelijkheden zijn eindeloos, maar we belichten hier de belangrijkste functies van Microsoft Teams.

  • Communiceren: je kunt chatten, audiobellen of videobellen met je collega’s of externen. Veel handiger dan mail! Het fijne aan Microsoft Teams is dat je in verschillende teams en kanalen kunt werken. Wie bekend is met Slack, zal veel overeenkomsten zien. Zo kun je in verschillende Teams werken, zoals “boekhouding”. Hierin heb je weer verschillende kanalen, zoals “inkoop”, “verkoop”, “boekhouding”, “rapportages”, enzovoorts.
  • Synchronisatie met OneDrive: wat wil iedereen eten voor de lunch? De geprinte formuliertjes die het kantoor rondgaan zijn verleden tijd. In OneDrive werk je real-time samen, wat betekent dat iedereen er tegelijkertijd in kan werken en alles meteen wordt gesynchroniseerd. Je ziet live welke wijzigingen er worden gemaakt. Je kunt ook offline in documenten werken (bijvoorbeeld in de trein) en zodra je internet hebt, wordt het document dan ge-update.
  • Gemeenschappelijke documenten: geen documenten meer op de server, alles staat in de cloud. Hierdoor zijn alle documenten van het bedrijf overzichtelijk bij elkaar. Geen dubbele versies of “ik kan hier niet bij, ik heb geen toegang”.
Business of enterprise?

Er zijn twee abonnementskeuzes, namelijk zakelijk (business) of grootzakelijk (enterprise). Wat is het verschil?

  • Terminal server: werk je met een terminal server? Dan heb je de enterprise versie nodig. Een terminal server is eigenlijk een hele zware computer waar meerdere personen gelijktijdig op werken. Zo hoeven alle computers niet afzonderlijk geïnstalleerd te worden.
  • Compliance center: alleen bij de enterprise versie heb je de mogelijkheid tot een compliance center. Hierin is alle regelgeving van AVG vastgelegd en kun je zien wie er lid is van welk team. Je kunt zo zien welke gegevens er gewijzigd zijn of welke gegevens gedeeld worden.
  • Retentie: retentie beschrijft de mate waarin je terug kunt naar een punt in het verleden. Op het gebied van data gaat dit om documenten die je hebt weggegooid maar toch nog nodig hebt. Wij kunnen het nog tot 90 dagen voor je terughalen. Maar na die 3 maanden zijn je documenten verloren. Althans, bij de zakelijke versie. Bij de enterprise versie kun je je documenten nog tot 7 jaar terughalen; de minimale bewaartijd van documenten volgens de Nederlandse wet. Je kunt natuurlijk ook een back-up programma gebruiken, maar dit heeft niet de voorkeur vanwege de prijs, veiligheid en efficiëntie.