Dit is wat er op jouw factuur moet staan

Dit is wat er op jouw factuur moet staan

Dit is wat er op jouw factuur moet staan

Factureren is onvermijdelijk als ondernemer. Tegenwoordig zijn er heel wat boekhoudprogramma’s die je kunt gebruiken, waarmee je makkelijk facturen kunt maken. Maar net als bij APA-referenties is het handig om te weten hoe het precies werkt, zodat je straks geen boete krijgt. Ik vroeg boekhoudexpert Kim de Jong van House of Tax om alle ins en outs van facturen.

 

Verplichte dingen op je factuur

  1. Jouw bedrijfsnaam + adres
  2. KvK nummer + BTW-nummer
  3. Naam + adres van klant
  4. Factuurdatum
  5. Uniek factuurnummer*
  6. Omschrijving van dienst en product inclusief aantallen of tijdvak. Moet duidelijk omschrijven van wat er is geleverd
  7. Nettoprijs (zonder BTW)
  8. Btw-tarief + bedrag
  9. Bruto prijs (totaal te betalen bedrag)

 

Hoe werkt het met nummering van facturen?

De Belastingdienst is echt streng op een uniek factuurnummer. Zelf begin ik per jaar opnieuw met tellen. Zo heeft de eerste factuur van 2018 het nummer 2018001. En de tweede 2018002. In 2019 begin ik dan weer bij 2019001. Dit is niet per se fout, maar de Belastingdienst heeft liever dat je verdergaat waar je gebleven bent. Dus je allereerste factuur is 0001, je tweede 0002, enzovoorts. Stel dat je laatste factuur in 2018 nummer 0072 had. Dan wil de Belastingdienst dat jouw eerste factuur van 2019 nummer 0073 heeft. Waarom zijn ze hier zo streng op? Gaten in je belasting kunnen duiden op fraude en met jaarlijkse nummering kun je makkelijker nummers overslaan zonder dat het opvalt.

 

Uh oh, een verwijderde factuur…

Ik heb wel eens een factuur uitgestuurd die ik achteraf heb gecanceld. Het ging om een aanbetaling waarvan de potentiële klant uiteindelijk afzag. Maar daarna had ik wel al andere facturen verstuurd aan andere klanten. Zo viel er een gat in mijn factuurnummering. Is dat erg? Volgens Kim is het geen ramp, maar je moet het wel kunnen verklaren. Ik moet dus wel bewijs hebben voor mijn uitleg, in dit geval het mailtje waarin de potentiële klant aangeeft niet verder te willen. Heb je geen verklaring, dan denkt de Belastingdienst dat je fraude hebt gepleegd. Het is dus verplicht om een (gedeeltelijke) credit nota op te maken voor de facturen die je hebt verstuurd. Je kunt deze “indek” oplossing alleen gebruiken als je per ongeluk een factuur hebt gewist.

 

Handige dingen op je factuur (die niet verplicht zijn)

  • Logo
  • Bankgegevens
  • Betalingstermijn

 

Deze dingen hoef je niet te noemen, maar Kim en ik zouden wel aanraden om het op je factuur te zetten. Wat betreft het betalingstermijn, deze is altijd 30 dagen als je er niks over afspreekt. Je kunt dit zelf bepalen, dus je mag er ook 7 of 14 dagen van maken als je wilt. Het maximale betalingstermijn is 60 dagen (maar goed, wil jij 60 dagen wachten op je geld…?)

 

Heb je een factuur nodig voor alle klanten?

Je hebt alleen een factuur nodig voor zakelijke klanten. Voor particuliere klanten is zo’n uitgebreide factuur gewoonweg niet relevant. Ze kunnen de BTW niet aftrekken en gaan het toch niet in een administratie bewaren. Voor deze klanten is een bonnetje voldoende.

 

Wanneer moet je een factuur uitsturen?

Je moet de factuur maximaal 15 dagen na het einde van de maand waarin je het product of dienst hebt geleverd uitsturen. Wat een rotzin, maar het is wel een feit. Voorbeeldje: jij levert je product op 18 november. Dan moet je je factuur maximaal op 15 november sturen. Dit gebeurt in de praktijk lang niet altijd, maar hier is de Belastingdienst ook niet zo streng op.

In principe is factureren dus helemaal niet zo lastig, maar het is belangrijk om de basis te weten. Wist je dat facturering ook per land verschilt? In Hongarije bijvoorbeeld moet je naar de overheid en die geeft je dan een bonnenboekje. Je mag je factuur dus niet zelf opmaken en hebt geen vrijheid in de nummering. Gek, hè? In Nederland mogen we zelf bepalen hoe we onze factuur opmaken, zolang die maar in PDF is.

 

Heb je verder nog vragen over factureren? Neem dan eventjes een kijkje op Kim’s website. Hier vind je van alles over belasting, factureren, administratie en al dat soort dingetjes. En oh ja, als je net zo veel van gratis dingen houdt als ik, check dan even de pagina met freebies en gratis handige artikelen.

About the Author

Leave a Reply