Blog : Efficiëntie

Zeven gratis webtools die jou als ondernemer gaan helpen

Zeven gratis webtools die jou als ondernemer gaan helpen

Soms kom je via Facebook of via-via iets tegen waarvan je denkt: waarom wist ik dit niet eerder? We hebben het niet over duct tape gebruiken om je potje appelmoes open te maken of droge spaghetti aansteken om je kaarsjes mee aan te maken (ook al zijn deze dingen geniaal). Na jarenlang online werken heb ik zeven GRATIS webtools gevonden die jou als ondernemer echt verder gaan helpen.

1. Mentimeter: geef interactieve presentaties

Saaie presentaties op conferenties geven me nare flashbacks naar ellenlange hoorcolleges. Interactiviteit, mensen! Ik stuitte op Mentimeter toen ik iets interactiefs zocht voor mijn presentatie voor Wordcamp in Nijmegen. En ik wilde meer dan meerkeuzevragen. Mentimeter does it all! Je kunt verschillende soorten presentaties maken. Wat dacht je van een woordenspin waarbij je kunt zien welke woorden het publiek heeft ingevuld als antwoord op jouw vraag? Of staafdiagrammetjes? De mogelijkheden zijn eindeloos, zelfs voor de gratis versie. Mensen hoeven niks te downloaden, alleen een code in te vullen die jij op het scherm hebt staan. Kan het nog makkelijker?

www.mentimeter.nl

2. Compress PDF: verklein je PDFs

Had ik zo m’n best gedaan op een brochure, paste hij niet op de mail. Of mensen zouden te lang moeten wachten bij het laden op de website. Moest ik dan maar terug naar een simpel Word-documentje? NEE! Ik ontdekte Compress PDF, waarmee je je PDF-bestanden makkelijk kunt verkleinen. Je verliest kwaliteit, maar niet heel veel. Kijk maar eens naar het voorbeeld. Links is compressed, maar het ziet er gewoon hetzelfde uit. Alleen als je hele erg inzoomt, zie je dat mijn haar wat blurry is. Zal echt niemand opvallen. De website heeft nog veel meer opties zoals PDF converten, draaien of splitten.

www.smallpdf.com

    

3. Tiny PNG: verklein je afbeeldingen

SEO is meer dan goede headings gebruiken. Het gaat er bijvoorbeeld ook om dat je website snel laadt. Je website laadt dus echt niet snel als je heel veel grote afbeeldingen hebt. Zorg er ten eerste voor dat je afbeeldingen upload met de afmetingen waarmee je ze plaatst. Upload je bijvoorbeeld het Instagram icoontje als 1000×1000 pixels en plaats je hem maar als 50×50? Zonde! Goed, nu je dat hebt gedaan kan het zijn dat je foto’s nog steeds veel te “zwaar” zijn. Verklein ze daarom met TinyPNG. Gratis, makkelijk en snel.

www.tinypng.com

4. Grammarly: check je Engels

Zelfs na een jaar in Engelstalige landen hebben gewoond, is mijn Engels verre van perfect. Dat is niet erg, het is immers onze tweede taal. Grammarly kijkt jouw Engelse teksten met liefde (en gratis) na. En hij doet dat veel beter dan Word. Hij geeft bijvoorbeeld ook aan als je woorden vaak gebruikt of te lange zinnen maakt. Echt een uitkomst.

www.grammarly.com

5. Hootsuite: schedule je social media posts

Via mijn stage kwam ik in aanraking met Hootsuite, een tool om jouw social mediakanalen te managen. Je kunt al je kanalen koppelen en dan posts klaarzetten. Zelfs Instagram heeft nu de optie om te schedulen; voorheen kreeg je alleen een pop-up en moest je het bericht nog wel zelf bevestigen. Nu gaat het allemaal automatisch. Ik gebruik het alleen niet voor Facebook, omdat blijkt dat posts dan minder vaak getoond worden. Via Facebook kun je het zelf beheren en dan kan je ook een duidelijke preview zien.

www.hootsuite.com

6. QR Code Monkey: maak gepersonaliseerde QR-codes

QR-codes zijn superhandig voor geprint materiaal. Mensen hoeven namelijk niet helemaal een website in te typen (met risico voor typo’s) maar ze kunnen gewoon je code scannen. QR Code Monkey geeft je ook veel opties voor het design. Zo hebben ze standaard social mediakanalen als plaatje in het midden, maar je kunt ook je eigen afbeelding uploaden. En kleurtjes bepalen. En de hoeken bepalen. Allemaal gratis!

www.qrcode-monkey.com

7. LSI Graph: vind veelgezochte zoekwoorden

Last but not least: LSI Graph. Deze webtool is alleen van belang als je je SEO wilt verbeteren. Maar goede SEO leidt tot meer verkeer tot je website en uiteindelijk meer klanten, dus eigenlijk is het voor iedereen! Bij LSI Graph voer je een woord in (onderwerp van een blogpost of webpagina bijvoorbeeld) en dan krijg je een lijst met populaire zoekwoorden. Deze kun je vervolgens opnemen in je teksten.

www.lsigraph.com

 

Hopelijk heb je hier wat aan! En als je zelf nog goede webtools weet, laat het me dan vooral weten. Kan niet wachten om ze uit te proberen.

Zo hou jij werk en privé gescheiden als je thuis werkt

Zo hou jij werk en privé gescheiden als je thuis werkt

Thuiswerken, tien jaar geleden snapte niemand het nog en nu is het helemaal hip. Vooral als ZZP-er is de kans groot dat jij thuis werkt. In hetzelfde gebouw als waar je eet, slaapt, Netflix kijkt, met je vriendinnen belt en wijntjes drinkt. Dat kan nog best wel lastig zijn, privé en werk gescheiden houden. Maar jij kan dit. Ik ga je vertellen hoe.

 

  1. Zorg voor een andere sfeer

Creëer een werksfeer en een privésfeer. Hoe dan? Ik gebruik geurkaarsjes en bepaalde lampjes. Als ik werk, heb ik een bosbessenkaarsje aan. Wanneer ik mijn werkdag heb afgerond, steek ik mijn vanille-kaarsje aan. Voor mij werkt dat heel goed, ik associeer die geuren met bepaalde acties. En als ik werk, heb ik de lichten aan de rechterkant van mijn kamer aan plus mijn bureaulamp. Netflixtijd of ga ik een boek lezen, dan zet ik de lampjes aan de linkerkant aan. Dit werkt natuurlijk ook met muziek. Probeer het gewoon eventjes, kan echt werken.

 

  1. Bepaal wat je wel en niet waar mag doen

Stel duidelijke regels voor jezelf op. Het is heel verleidelijk om lekker mailtjes te gaan tikken in bed, maar nee, gewoon niet. Dan maak je het heel lastig voor jezelf om de grens te trekken. Mijn bed is om te slapen, tv te kijken of te lezen. Niet voor werk. Aan de andere kant scroll ik niet door Facebook als ik aan mijn bureau zit. Vakanties boeken doe ik dan weer wel in bed, want dat is semi-privé. Surfplekken opzoeken in elk geval, tenzij het voor www.ilovebali.nl is 😉

 

  1. Leg je privé-items aan de kant

Telefoon, de Cosmopolitan, recepten voor vanavond. Weg ermee, dat hoort hier niet! Je bureau is om te werken – tenzij jij het omdraait en altijd in je bed werkt – dus geen privé-items toegestaan tijdens je werkuren. Dan raak je minder snel afgeleid.

 

  1. Communiceer het duidelijk naar de buitenwereld

“Hee, je bent toch gewoon thuis, dan kom ik even dat lippenstiftje ophalen!” en voor je het weet zit je thee te drinken, koekjes te bakken en vooral niet te werken. Natuurlijk is dat gezellig, maar efficiënt zeker niet. Mensen gaan ervan uit dat je beschikbaar bent als je thuis bent, maar dat ben je niet. Je bent aan het werk. Dit is jouw baan, jouw inkomen. En als je dat zelf niet serieus neemt, gaan anderen dat ook niet doen.

 

  1. Doe alsof je echt op kantoor bent

Toegegeven, ik heb altijd mijn pantoffels aan als ik werk. Ik las laatst ergens dat dat juist goed is voor je productiviteit. Verder draag ik wel gewoon een net jurkje, een bh en heb ik mijn haar gedaan. Mijn bureau is netjes, ik neem alleen pauze als ik dat heb ingepland en ik rapporteer aan mezelf. Als ondernemer is er niemand die op jou let, dus moet je dat zelf doen. Door te doen alsof je op kantoor zit, neem je een meer professionele houding aan en werk je efficiënter.

 

Loop jij hier wel eens tegenaan of heb je nog tips? Deel ze please, share the love!

Waarom Wunderlist de beste organisatie app ooit is

Waarom Wunderlist de beste organisatie app ooit is

Als websitebouwer, tekstschrijver en grafisch vormgever Rotterdam heb ik veel verschillende projecten lopen. Jij als ondernemer hebt dat misschien ook wel. Hoe deel je al deze taken in? Hoe zorg je ervoor dat je zo efficiënt mogelijk met je tijd omgaat? In plaats van je papieren agenda, kun je voor Wunderlist kiezen. Ik ben zelf onwijs fan van Wunderlist dit is waarom jij ook fan gaat worden.

 

  1. Overzichtelijk per week of lijst

Je kunt bij Wunderlist kiezen voor een overzicht per week of lijst. Je kunt ook alles zien, maar hier zie ik zelf niet echt het nut van in. De lijsten zelf kun je sorteren op alfabet of datum, ik sorteer het altijd op de deadline datum. Het weekoverzicht is wel heel fijn, want dan weet je precies hoe druk je het gaat krijgen. Ik kijk altijd aan het begin van de week op welke dagen ik het niet zo druk heb en dan ga ik met de taken schuiven. Ik probeer meer aan het begin van de week te plannen, want ik kan je nu al vertellen dat er taken bij gaan komen. Elke dag sluit ik af met het maken van een to do list voor de volgende dag. Ik schrijf er dan ook naast hoe lang deze taak ongeveer gaat duren. Dan weet ik wanneer ik mijn eetpauzes kan plannen en of het überhaupt haalbaar is.

 

  1. Uitgebreide mogelijkheid om deadlines te stellen

Dat je deadlines kunt stellen, is niks nieuws voor een organisatie app. Maar je kunt hier nog meer instellen. Bijvoorbeeld reminders, als je een belangrijke deadline of meeting in je lijst hebt staan. Maar ook herhaling. Als tekstschrijver Rotterdam schrijf ik bijvoorbeeld elke twee weken een nieuw blogbericht voor een klant. En als grafisch vormgever design ik elke maand een quote voor een klant. Handig als ik dit soort dingen dan op herhaling heb staan.

 

  1. Symbooltjes & emoji’s werken

Je kunt alle soorten keyboard symbolen en emoji’s hierin zetten. Wat je hier precies aan hebt? Als ik mijn dagplanning maak – zoals in punt 1 genoemd – hoef ik alleen maar de symbooltjes over te nemen. Toen ik als websitebouwer Rotterdam mijn eigen website ging vertalen, voegde ik een Engels vlaggetje voor elke taak in. Dan wist ik welke pagina ik ging vertalen op welke dag. Superhandig. En ziet er ook gewoon veel leuker uit.

 

  1. Mogelijkheid om samen te werken

Wunderlist is echt geweldig voor als je in teams werkt. Je kunt je lijst delen met meerdere mensen. Dan kun je mensen taken geven en zelf taken ontvangen. Ook kun je commentaar plaatsen, bestanden meesturen, links plakken en subtaken toevoegen. Zo heb je alle communicatie op één plek.

 

  1. Optie om mapjes aan te maken

Je kunt dus verschillende lijsten maken, maar die lijsten kun je ook weer bundelen in mapjes. Zo werk ik graag met de mapjes Werk, Passief werk, Privé, Reizen, Eten, Studie. Passief werk is voor de belasting, want ik kan later precies terugzien wanneer ik voor welke klant werkte.

 

 

  1. Integreerbaar met je kalender en telefoon

Er is een optie om Wunderlist te integreren met je kalender. Op die manier kun je meteen zien op welke dagen je veel te doen hebt, dus geen meetings in kunt plannen. Om maar wat te noemen. Ook is er een handige Wunderlist-app die je op je telefoon kunt installeren. Die syncht mega snel dus als je iets afvinkt of toevoegt, staat het meteen op je andere device. Overigens werkt Wunderlist dus gewoon offline, alleen niet als je op twee devices verschillende dingen gaat doen.

 

En, ga jij Wunderlist gebruiken? Of heb je een andere handige app om georganiseerd te werken?